Softwaretools für die Buchhaltung

Die Buchhaltung eines Unternehmens ist oft eine Wissenschaft für sich. Gerade bei kleinen und Einzelunternehmern nimmt dieser Aspekt viel Zeit in Anspruch, obwohl er keinen Zusammenhang zur eigentlichen Tätigkeit besitzt. Spezialisten können bei diesen Unternehmen aufgrund der hohen Kosten oft nicht in Anspruch genommen werden. Ein vollzeitbeschäftigter Buchhalter rentiert sich schließlich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße.

Einige Softwaretools erleichtern die Organisation und können auch von unerfahrenen Anwendern bedient werden. Auch bei der Einhaltung der „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ können spezielle Programme unterstützen.

Buchhaltung Software Tools

Komplizierte Buchhaltung mit unzähligen Belegen gehört der Vergangenheit an. Softwaretools vereinfachen den gesamten Prozess.  


Was können Softwaretools für die Buchhaltung

Inzwischen können Buchhaltungsprogramme fast alles. Für kleine Unternehmen sind die Basisversionen bekannter Anbieter vollkommen ausreichend. In solchen Softwaretools können Aufträge und Angebote erfasst werden. Abschließend lässt sich auch eine Rechnung erzeugen. Für einen guten Überblick lassen sich Kundendaten und Materialinformationen pflegen und auswerten.

Wenn alle Geschäftsvorgänge korrekt erfasst werden, lässt sich auch die zu zahlende Steuer mittels Softwaretools ermitteln. Einige wenige Programme bieten auch Lösungen für das Cashflow-Management und die Liquiditätsplanung. Diese Anwendungen sollten aber für die meisten Anwender nicht nötig sein. Eines der bekanntesten Buchaltungstools stammt von Lexware (Link).


Unterschiedliche Anforderungen von Freiberuflern, Vereinen, Kleinunternehmern und Mittelständlern

BuchhaltungssoftwareBei Freiberuflern steht hauptsächlich die Zeitersparnis im Vordergrund. Zudem erhalten Sie eine fachliche Hilfestellung und können ihre Daten ordnen. Das spart Zeit und Kosten bei der Weitergabe an den Steuerberater.

In einem Verein haben gleich mehrere Personen Zugriff auf die Finanzen. Diese Personen besitzen zudem selten tief greifende Finanzkenntnisse. Trotzdem soll ein Buchhaltungsprogramm über die Einnahmen und Ausgaben informieren und einen groben Überblick vermitteln. Für komplexe steuerliche Sachverhalte sind auch hier Fachleute zuständig.

Für kleine Unternehmen, die oft noch in der Gründungsphase stecken, wird bereits eine Software benötigt, die auch für größere Unternehmen ausgelegt ist. Ansonsten müsste irgendwann eine aufwendige Umstellung stattfinden. Deshalb sollte immer auch an die zukünftigen Anforderungen, wie Steuern und Controlling gedacht werden, auch wenn diese Bestandteile noch nicht genutzt werden.

Mittelständler benötigen bereits von sich aus ein größeres Leistungsspektrum der Software. Die Prozesse sind bereits miteinander vernetzt und auch ein Programm muss dies abbilden. Daher wird eine integrierte Lösung für Materialwesen, Auftragserfassung und Finanzen benötigt. Spätestens bei solchen Softwarelösungen werden fachlich gut ausgebildete Mitarbeiter zur Bedienung benötigt. Eine komfortable Bedienoberfläche erleichtert zusätzlich den Umgang mit dem Programm.


Lohnt sich die Investition?

Oft sind Buchhaltungsprogramme für weniger als 100 Euro zu bekommen. Wenn es sich nicht nur um einen kleinen Nebenerwerb handelt, sollte diese Ausgabe getätigt werden. Neben der deutlichen Zeitersparnis erleichtern die Programme den Überblick. Insbesondere wer sonst keine Anknüpfungspunkte mit Buchhaltung hat, kann sich mit diesen Tools helfen. Dennoch ist diese Entscheidung individuell nach einer kurzen Testphase von jedem selbst zu treffen.


Rechnungserstellung und Buchhaltung mit Word und Excel machen?

software buchhaltungGrundsätzlich können MS Word und Excel alle Funktionen erfüllen, die auch komplexe Finanzsoftware liefert. Den Überblick zu behalten ist dabei die erste Herausforderung. Weiterhin dürfen die erstellten Daten nicht veränderlich sein. Die Ablage muss zehn Jahre lang gewährleistet werden. Daher sollte die Papierform oder eine PDF-Form mit zusätzlichem Back-up für die Archivierung gewählt werden. Alternativ kann der Steuerberater bei der korrekten Archivierung helfen.

Die Arbeit mit MS Word sollte Kenntnisse für die umfassende Formatierung von Schriftstücken bis hin zu Serienbriefen umfassen. Diese Fähigkeiten machen den Arbeitsalltag mit dem Programm deutlich einfacher. In Word wird hauptsächlich Geschäftskorrespondenz erstellt. Das können sowohl Briefe als auch Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen sein. Bei Letzteren müssen auch die gesetzlichen Pflichtangaben berücksichtigt werden. Diese können auch hier bei der IHK nachgeschlagen werden.

Die Buchführung und Organisation mit Excel ist so lange kein Problem bis aufgrund einer gewissen Unternehmensgröße die Sollversteuerung oder Pflicht zur doppelten Buchführung Anwendung findet. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung kann das Programm aber allemal liefern. Auch für die Nutzung von Excel empfiehlt sich ein tieferes Verständnis des Programmes bezüglich übersichtlicher Strukturierung, Formeln und eventuell Makros. Sollte es noch weiterhin Unklarheiten geben, stehen Spezialisten mittlerweile sogar schon online zur Verfügung wie in diesem Zeitungsartikel berichtet wird.


Elster-Steuersoftware eine Alternative?

Die Elster-Steuersoftware ist dabei zu den bisher beschriebenen Lösungen keine Alternative. Es handelt sich einfach um eine andere Anwendung, die primär auf die Eingabe der Daten ausgerichtet ist. Die Aufbereitung der Daten kann sie nicht erledigen. Lediglich einige Erläuterungen zu den Formularen des Finanzamtes und zur Navigation innerhalb des Programmes werden gegeben. Rechnungen schreiben, geschweige denn eine gesetzeskonforme Buchhaltung führen, ist mit dieser Software dagegen nicht möglich.


Automatische Übermittlung der Steuererklärung mit Softwaretools möglich?

Sowohl Einkommens- als auch Umsatzsteuererklärung können direkt aus diversen Programmen erstellt und versendet werden. Die Eingabe der Daten in diese Schnittstellen ist aber trotzdem notwendig, da dieser sensible Themenbereich nie ohne die Kontrolle eines Menschen auskommt. Schließlich steht der Inhaber des Unternehmens bei Steuerdelikten selbst für die gemeldeten Daten gerade.

Programme für die Ermittlung und Übermittlung der Steuererklärung gibt es sowohl als Desktop als auch als Cloudlösung. Bei der Desktopvariante können die Daten oft besser gesichert werden und auch die Bedienung ist ein wenig komfortabler. Dafür sind Onlineangebote sehr flexibel und können ortsunabhängig eingesetzt werden.

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